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ノウハウ公開!確定申告1,858枚を提出した会計事務所の仕組みとは?

事務所全ての提出が完了して、はじめて確定申告が終了する

事務所全ての提出が完了して、はじめて確定申告が終了する

平成28年3月15日(火)15時。
代表税理士から「確定申告終了宣言」が発せられると「おぉ~!」という感嘆とともに声にならないホッとした雰囲気が事務所を包んだ。
 
平成27年度の確定申告提出枚数は1,858枚。全社一丸となって取り組んだ1ヶ月間がようやく終了した瞬間であった。
 
 
平成27年10月の、とある日。
申告管理委員会では、来る確定申告の段取りを協議していた。
事務所全体で1,800枚の確定申告書を、わずか1ヶ月内で全て提出完了させるミッションを完遂するために。
 
スマッシュ経営では「事務所全ての提出が完了して、はじめて確定申告が終了する」という全社員認識の下に例年取り組んでおり、 
(1)確定申告のお知らせ
(2)確定申告の流れ
(3)確定申告聞取り監査調書
(4)確定申告書付箋紙
(5)確定申告書を綴じる順序
などのシナリオ作りを担当するのが申告管理委員会。
 

税制改正項目や前年の改善点を踏まえ、重要な役割を担う委員会である。
 

確定申告はライン生産方式

確定申告はライン生産方式

確定申告の資料収集から完成・提出までの工程において、多くの会計事務所は『セル生産方式』を採用しているようだが、スマッシュ経営では『ライン生産方式』を採用。
 
これは、担当者1人当たりの平均提出枚数66枚であるがゆえに、担当者の手離れを早くし、事務所全体として早期終了を目的に培ってきた方法である。
 
また、繁忙期だけに、ヒューマンエラーを出来うる限り排除すべく、各工程において担当者以外の入力者・課長・部長・税理士等の第三者チェックをしている。
 
特に特例計算や納税額が多額となる譲渡・贈与においては、税理士のリーガルチェックは必須である。
 
確定申告のボトルネックが提出作業であった過去の経験から、いち早く電子申告に切り替えた数年前。
 
紙提出から電子申告への切替によって、少人化・迅速化したことは言うまでもなく、今更ながらに紙提出には戻ることは出来ない状況になっている。
  
裏話ではあるが、終盤が近付くにつれ、1日あたりの電子申告が数百枚に及んだ際に、増設したにも関わらずサーバーがストライキを起こさないかと、ヒヤヒヤしたのも事実である。
 
 

 

確定申告の進捗状況 視える化への取り組み

確定申告の進捗状況 視える化への取り組み

毎年増え続ける申告書を1枚も漏らさず完全提出するため、進捗状況の可視化に取り組み、はや10数年。
 
全体管理として、担当者ごとに決算・提出の予定と終了枚数を一元管理し、各課・各担当者への応援体制をいち早くするためだ。
 
管理のための管理とならないよう、決算と申告の進捗だけのシンプルな集計表としている。
 
個別管理としては、申告書1枚につき1枚作成する確定申告書付箋紙を毎年バージョンアップして活用している。
 
担当者でなくても、次工程の流れが一目でわかるカンバンのようなものである。
傍から見れば、ゴチャゴチャとしているかもしれないが、スマッシュ経営の永年の知恵と工夫が詰まったオリジナル付箋紙である。
 

あるfacebookのつぶやきから

あるfacebookのつぶやきから

梅の花が満開を迎える頃、提出枚数1,800枚、とポツリとfacebookでつぶやいた。

スマッシュ経営では当たり前であったが、同業他社からのモノスゴイ反応が・・・
 
確定申告終了と同時に、スマッシュ経営よりも規模が大きい会計事務所の先生方から「是非とも確定申告の取り組み方を教えて下さい!」と問合せが数件あったのには、正直驚いた。
 

1,800枚提出する秘訣って?
 
仕組みや方法なんて所詮小手先、ただただ全員で頑張るだけです・・・

 
しいて言えば「事務所全ての提出が完了して、はじめて確定申告が終了する」と全員認識しているだけですよ。
 
確定申告打ち上げの、みんなの笑顔が物語っている。

 
 
参考:スマッシュ経営 確定申告体制
従業員数60名
 知立本社・名古屋オフィス・岡崎オフィス
内訳
 担当者(外勤者)28名
 内勤者21名(P/A14名)
 税理士・総務等11名
会計システム
 発展会計TKC弥生会計MF
申告システム
 TKC申告システムのみ
電子申告割合
 約95% 紙提出は100枚程度
担当者1人当たり平均枚数
 66枚 (最低30枚~最高150枚)
確定申告時期 税務調査対応
 9社

 

問合せ先
税理士法人スマッシュ経営
総務 細井誠
☎0566-83-3055

 

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